10 Organizowanie pracy w sekretariacie

[ Pobierz całość w formacie PDF ]

b) przyjmowaniu korespondencji, jej rejestrowaniu, segregowaniu i rozdzielaniu do
poszczególnych komórek organizacyjnych.
c) selekcji i przyjmowaniu interesantów niezapowiedzianych.
d) umiejętności postępowania z interesantami ró\nego typu.
4. Makija\ sekretarki powinien być
a) dobrany do wystroju sekretariatu..
b) odzwierciedlający aktualne tendencje w zakresie makija\u dla kobiet.
c) delikatny.
d) uwzględniający preferencje przeło\onego w tym zakresie.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
43
5. Zachowania negatywne pracownika sekretariatu to
a) bycie spolegliwym.
b) prowadzenie rozmowy w taki sposób, \e jej treść słyszą postronne osoby.
c) unikanie podejmowania rozmów na tematy osobiste rozmówcy.
d) \yczliwe nastawienie do ka\dego człowieka.
6. Zakres uprawnień sekretarki do podejmowania decyzji wynika z
a) zakresu obowiązków.
b) regulaminu organizacyjnego.
c) statutu jednostki.
d) regulaminów wewnętrznych.
7. Jednym z etapów pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu jest
a) przekazywanie korespondencji do poszczególnych komórek.
b) wykonanie kopii pism i wło\enie do odpowiedniej teczki spraw.
c) sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników.
d) rejestracja przesyłek kurierskich.
8. W prawidłowo skompletowanej biblioteczce sekretariatu niezbędną pozycją jest
a) aktualne czasopismo mody.
b) klasyka literatury polskiej.
c) przewodniki po najciekawszych regionach kraju.
d) słownik ortograficzny.
9. Kwalifikacje zawodowe sekretarki to
a) ogólna orientacja w aktualnej sytuacji gospodarczej i politycznej państwa oraz
miejscowości, w której znajduje się firma,
b) podstawowa wiedza z dziedziny historii sztuki, kulturoznawstwa, wiedza o teatrze,
filmie, muzyce.
c) znajomość przedstawicieli władz samorządowych.
d) ogół wiedzy, umiejętności i cech psychofizycznych niezbędnych do wykonywania
zawodu pracownika biurowego.
10. W związku z podró\ą słu\bową szefa sekretarka ma do wykonania
a) przygotowanie aktualnej listy pracowników.
b) przygotowanie zaproszeń.
c) ustalenie planu spotkań, umówienie rozmówców, przygotowanie materiałów.
d) poinformowanie instytucji współpracujących o wyjezdzie szefa.
11. Po wejściu interesanta sekretarka
a) ustala dane interesanta.
b) wysyła go do innego pokoju.
c) przerywa czynności, którymi jest zajęta i wita gościa.
d) pomaga zdjąć okrycie interesantowi.
12. Istotą obsługi klienta sekretariatu jest
a) pozytywne załatwienie sprawy.
b) kompetentne i terminowe załatwienie sprawy.
c) \yczliwość wobec interesanta.
d) miła rozmowa.
13. Podstawą eleganckiego wyglądu sekretarki w pracy jest
a) ubiór zgodny z obowiązującymi trendami mody.
b) obfita bi\uteria jako dodatek do stroju.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
44
c) kostium, garnitur, sukienka w stonowanych kolorach.
d) marynarka lub \akiet w zdecydowanych, mocnych kolorach.
14. Celem zebrania słu\bowego jest
a) przekazywanie informacji i kontrola bie\ących spraw.
b) omówienie spraw, które zaistniały podczas nieobecności szefa .
c) omówienie bie\ących spraw kadrowych.
d) uzgodnienie planów wyjazdowych na najbli\szy okres.
15. Przeprowadzane w regularnych odstępach czasu krótkie spotkania przeło\onego
z podwładnymi, na których omawiane są sprawy bie\ące oraz wydawane polecenia
poszczególnym pracownikom to
a) posiedzenia.
b) zebrania.
c) odprawy.
d) narady.
16. Zachowanie etyczne przejawia się
a) uprzejmością.
b) wywiązywaniem się z przyjętych zobowiązań.
c) komunikatywnością.
d) zainteresowaniem tym, co mówi rozmówca.
17. Interesanta, który nie był umówiony z szefem, sekretarka
a) wprowadza do szefa.
b) odsyła do domu, umawiając na inny termin.
c) pyta o cel wizyty, wchodzi do szefa i pyta czy mo\e go przyjąć.
d) odsyła do innego pracownika.
18. Dla szefa rezerwa czasu pracy powinna stanowić
a) 80% czasu pracy.
b) 50% czasu pracy.
c) 20% czasu pracy.
d) 40% czasu pracy.
19. Jednym z warunków, jakie muszą być spełnione, aby zastąpić nieobecną sekretarkę, musi
być systematyczne i czytelne prowadzenie
a) terminarza.
b) kalendarza spotkań.
c) skorowidza adresów i telefonów.
d) ksią\ki zamówień.
20. W celu wzrostu jakości i efektywności pracowników sekretariatu firmy podejmują
działania polegające na
a) zapoznawaniu pracowników z zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy.
b) zacieśnianiu kontaktów towarzyskich.
c) organizacji wyjazdów integracyjnych kadry.
d) szkoleniach umiejętności niezbędnych w pracy sekretarki, a tak\e zdobyciu wiedzy
potrzebnej do wspomagania przeło\onych w procesie zarządzania, komunikowania się
z współpracownikami i klientami.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
45
KARTA ODPOWIEDZI
Imię i nazwisko& & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & & .....................
Organizowanie pracy w sekretariacie
Zakreśl poprawną odpowiedz
Nr
Odpowiedz Punkty
zadania
1
a b c d
2
a b c d
3
a b c d
4
a b c d
5
a b c d
6
a b c d
7
a b c d
8
a b c d
9
a b c d
10
a b c d
11
a b c d
12
a b c d
13
a b c d
14
a b c d
15
a b c d
16
a b c d
17
a b c d
18
a b c d
19
a b c d
20
a b c d
Razem:
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
46
6. LITERATURA
1. Bogusławska T.: Praca biurowa, cz. 2 Praca w nowoczesnym biurze. Wydawnictwo REA,
Warszawa 2003
2. F�chsel H.: Sekretariat, czyli centrum informacyjne firmy. Poltext, Warszawa 2004
3. Kamieńska-Radomska I.: Etykieta biznesu, czyli międzynarodowy język kurtuazji.
Wydawnictwo Studio EMKA, Warszawa 2003
4. Kenrick D. T., Neuberg S., Cialdini R.: Psychologia społeczna. Gdańskie Wydawnictwo
Psychologiczne, Gdańsk 2002
5. Komosa A.: Funkcjonowanie przedsiębiorstwa w warunkach gospodarki rynkowej.
EKONOMIK s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa 2004
6. Komosa A.: Kultura zawodu. EKONOMIK s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2003
7. Komosa A.: Praca biurowa. EKONOMIK s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2003
8. Musiałkiewicz J.: Marketing. Ekonomik s.c. A. Komosa, J. Musiałkiewicz, Warszawa
2006
9. Stefaniak-Piasek E.: Technika pracy biurowej część 2. WSiP, Warszawa 2003
10. Witek E. J.: Technika biurowa. Oficyna Edukacyjna Wydawnictwa eMPi2 s.c., Poznań
2004
11. Czasopismo specjalistyczne: Sekretariat
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego
47 [ Pobierz całość w formacie PDF ]