[ Pobierz całość w formacie PDF ]
w dziale (komórce) księgowości. W sytuacji gdy spis z natury jest dokonywany na koniec roku obrotowego, warto jednak rozważyć, czy włączenie do składu komisji inwentaryzacyjnej (zespołów spisowych) pra- cowników zatrudnionych w dziale księgowości nie zdezorganizuje pracy tego działu lub też czy nie będzie miało negatywnego wpływu na sprawne przeprowadzenie spisu z natury. Koniec roku jest bowiem dla księgowości bardzo trudnym okresem, w którym zazwyczaj następuje duże spiętrzenie prac. Warto dodać jeszcze, że w małych jednostkach, zatrudniających niewielu pracowni- ków, czasem może być trudne powołanie zespołów spisowych, w skład których mogłyby wchodzić wyłącznie bezstronne, niezależne osoby. Wskazane jest w takich przypadkach, aby w zespole spisowym składającym się przykładowo z dwóch osób, przynajmniej jedna z nich była w pełni bezstronna. 2. Jak inwentaryzować w przypadku ruchu magazynowego? W zasadzie w trakcie spisu z natury nie powinno się wydawać ani przyjmować objętych spisem składników majątku. Idealne warunki dla przeprowadzenia spisu istnieją wtedy, gdy na okres inwentaryzacji magazyn jest wyłączony z ruchu. Jeśli jest to niemożliwe, należy zastosować takie rozwiązanie, by zapewnić porównywalność danych spisu z ewi- dencją księgową na dzień przeprowadzenia spisu. Przykładowo można przeprowadzić spis z natury w dniu wolnym od pracy lub na czas spisu przechowywać nowe dostawy w od- rębnym pomieszczeniu bądź przed dniem spisu wydać większą ilość składników majątku podlegających spisowi. Jak jednak postąpić w przypadku gdy – mimo starań zapobieżenia temu – podczas inwentaryzacji będzie następował ruch magazynowy? Przyjmuje się, że procedury dotyczące poszczególnych etapów inwentaryzacji jednostki powinny opracować we własnym zakresie w formie np. zakładowej instrukcji inwen- taryzacyjnej, zatwierdzonej przez kierownika jednostki. Przy opracowywaniu własnej zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej można wykorzystać zwyczaje powszechnie stosowane i utrwalone w praktyce. Można także wykorzystać nieaktualne już zarządzenie Ministra Finansów w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości w jednostkach gospodarki uspołecznionej, które zawierało wiele szczegółowych zagadnień dotyczących inwentaryzacji. Przykładowo, w § 42 i 43 zapisano, że: „§ 42. Składniki majątku objęte spisem z natury (znajdujące się na określonym polu spi- sowym) nie mogą być wydawane lub przyjmowane do czasu zakończenia spisu. Wydanie lub przyjęcie może być jednak dokonane, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia normalnej działalności jednostki, pod warunkiem że zostanie o tym powiadomiony zespół spisowy, a przyjęcie lub wydanie składników majątku zostanie dokonane na podstawie specjalnie oznaczonych dowodów przyjęcia lub wydania zapewniających odpowiednie ich ujęcie w rozliczeniu osoby materialnie odpowiedzialnej (współodpowiedzialnej) za powierzone W trakcie spisu z natury przeprowadzanego w magazynie trudno będzie zaprzestać *wydawania lub przyjmowania składników majątku. Czy magazyn może normalnie pracować podczas spisu? Jak wówczas ustrzec się pomyłek przy ustalaniu rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników na dany dzień? jej składniki majątku. § 43. Jeżeli spis z natury składników majątku nie może być przeprowadzony w dniu, na który przypada termin inwentaryzacji, w danych spisu z natury należy uwzględnić udoku- mentowane przychody i rozchody, dokonane w okresie między terminem inwentaryzacji składników majątku a dniem spisu”. Należy podkreślić, że operacje wydawania z magazynu i przyjmowania do niego wyrobów gotowych podczas przeprowadzania spisu z natury stanowią znaczne utrudnienie w pracy zespołu spisowego, a nieprawidłowo przeprowadzone i niewłaściwie udokumentowane mogą doprowadzić nawet do podważenia wiarygodności spisu i jego unieważnienia. Jeżeli inwentaryzacja musi odbywać się w dłuższym okresie czasu i nie można całko- wicie wyeliminować operacji wydawania z magazynu i przyjmowania do niego wyrobów gotowych w trakcie inwentaryzacji, przed rozpoczęciem spisu należy określić zasady wyod- rębniania obrotów rozchodów i przychodów wyrobów gotowych, które powstaną w trakcie spisu z natury. W tym celu kierownik jednostki może przykładowo postanowić o: – konieczności kontroli i akceptacji wszystkich dowodów przychodów i rozchodów, – wydawaniu lub przyjęciu wyrobów gotowych tylko w obecności zespołu spisowego, INWENTARYZACJA W 2010 R. Przykładowa umowa o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone 8 Poniżej prezentujemy kilka innych przykładowych wzorów dokumentów inwentaryza- cyjnych. Przykładowe zarządzenie kierownika jednostki w sprawie przeprowadzenia rocznej inwentaryzacji w małej jednostce „Monter” sp. z o.o. Skład Materiałów Budowlanych „Budowa” Sp. z o.o. ul. Morska 21, Gdańsk Gdańsk, dnia 21.12.2010 r. Umowa o odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone zawarta w dniu 21 grudnia 2010 r. w Gdańsku pomiędzy: Składem Materiałów Budowlanych „Budowa” sp. z o.o. z siedzibą przy ul. Morskiej 21 w Gdańsku, reprezentowaną przez Ryszarda Wickowskiego, prezesa zarządu, zwanym dalej Pracodawcą, a Markiem Tomczykiem, zamieszkałym w Gdańsku, ul. Poprzeczna 16/2, zwanym dalej Pracownikiem. § 1 Pracownik, zatrudniony na stanowisku magazyniera w siedzibie Pracodawcy oświadcza, że z dniem 21 grudnia 2010 r. przyjmuje odpowiedzialność materialną za mienie Pracodawcy [ Pobierz całość w formacie PDF ] |